Как правильно планировать? В основе любого метода лежат поэтапный проект и описание конечного результата, к которому нужно стремиться. Сама техника планирования может быть разной – в виде списка дел, матрицы или расписания.
Зачем все это нужно? Человек очень ленив по природе, он при любой возможности будет откладывать дела на потом. Людей вдохновляют сиюминутные результаты, а то, что маячит на горизонте, пугает или считается не таким важным. Чтобы этого избежать, можно воспользоваться специальными методами планирования.
Вы когда-нибудь сталкивались с ситуацией, когда нужно подготовить презентацию к 12:00 следующего дня, но вы занимаетесь всем, чем угодно, только не подготовкой? И постепенно переносите выполнение задачи до самого дедлайна? Это явление называется акразия. Суть его в том, что мы жертвуем будущими выгодами ради мгновенных удовольствий.
Причины, почему мы откладываем дела на потом:
<uk
Постановка цели:
Похудеть к Новому году.
Купить машину летом.
Дописать отчет к следующему вторнику.
Планирование действий:
Перестать есть сладости на ночь и начать ходить в фитнес.
Накопить 1,5 миллиона или взять кредит на покупку авто.
Работать над отчетом каждый день по два часа.
Понимание будущей выгоды:
Коллеги будут завидовать на корпоративе.
Смогу ездить на крутой машине.
Получу отличный бонус.
Стремление к сиюминутным удовольствиям:
«Еще один кусочек торта не повредит, а спортом займусь потом».
«Успею еще накопить, а сейчас поедем в отпуск всей семьей».
«Посижу с друзьями, а бумаги разберу позже на работе».
Мгновенные удовольствия разрушают планы, отдаляют от намеченного. Мы осознаем значимость цели и хотим добиться результата, но он кажется слишком далеким, а нам нравится получать быстрые удовольствия.
Читайте также
Помогающие убеждения: критерии и примеры
Подробнее
Умение откладывать мгновенное вознаграждение ради будущей выгоды – бесценно. Люди, которые умеют ждать и терпеливо идти к своей цели, обычно достигают больших успехов в жизни. Исследования показывают: если ребенок умеет сдерживать свои желания и не выбирает сиюминутное вознаграждение, он вырастает более успешным, богатым и счастливым человеком. Эти выводы подтверждаются Стенфордским зефирным экспериментом Уолтера Мишела.
Понимание акразии и способов того, как правильно планировать день, работу и свое время, поможет вам избегать прокрастинации и достигать поставленных целей.
Как правильно планировать
Чтобы все успевать и избегать соблазнов, следуйте этим рекомендациям:
Составьте детальный план. Наши действия базируются на намерениях. Четкие, понятные и определенные стремления увеличивают вероятность выполнения задачи в 2–3 раза.
Контролируйте мгновенные желания, которые отвлекают вас от цели. Эффективен метод самоограничения – создайте препятствия на пути сиюминутных удовольствий:
Не покупайте пончики и тортики. Запишитесь на занятия с тренером. Установите напоминания. Возьмите с собой подругу – так вероятность пропустить занятие снижается.
Не ищите горящие туры и обходите агентства стороной. Спрячьте паспорт и забудьте, куда его положили.
Отключите телефон и не выходите в социальные сети в выходные. На звонки в дверь и приглашения «пойти пивка попить» не реагируйте.
Каждый день понемногу выполняйте план. Отправная точка работы должна быть простой и легкой. Не ставьте трудные задачи в самое начало дня. Создайте ритуал, который будет легко выполнять.
Как достичь своих целей? Мой метод и совет за $25 000
10 методов планирования задач, чтобы их реально выполнять и все успевать
Способов существует множество, и важно выбрать ту технику, которая наилучшим образом подходит для решения ваших конкретных задач. Давайте рассмотрим наиболее эффективные.
Список предстоящих задач
Простота и доступность делают этот метод наиболее популярным среди тех, кто стремится организовать рабочий и личный день. Просто записывайте все задачи, которые нужно выполнить, на бумаге или в специализированном приложении. Несмотря на свою простоту, список дел является фундаментом многих других техник планирования.
Важно отметить, что к нему применимы различные приемы тайм-менеджмента, которые значительно повышают его эффективность и удобство использования.
Метод Айви Ли
Основывается на приоритизации задач. Самая значимая получает номер 1, следующая важная –2 и так далее. Задачи выполняются последовательно, начиная с приоритетной. Важно правило: не переходить к следующему делу, пока предыдущее не будет выполнено полностью.
Этот подход помогает сосредоточиться на ключевых задачах, что часто приводит к успешному выполнению именно тех, которые приносят наибольший результат. Однако для планирования регламентированных по срокам, таких как встречи, рекомендуется использовать другие методы, ориентированные на учет временных ограничений.
Метод 1-3-5
Основан на пирамидальной структуре планирования, отличающейся от линейного подхода метода Айви Ли. Идея в том, чтобы каждый день планировать выполнение девяти задач:
Одна, являющаяся крайне важной и требующая приоритетного выполнения.
Три задачи менее важные, но также требующие внимания и окончания.
Пять – второстепенного значения, которые можно выполнить по остаточному принципу, если время и энергия позволяют.
Этот метод помогает избежать перегрузки делами, так как устанавливается жесткий лимит на количество задач. Таким образом, мы выбираем их более осознанно и не растрачиваем силы на выполнение всех возможных.
Читайте также
10 книг, способных изменить жизнь раз и навсегда
Подробнее
Метод имеет ограничения: он не подходит для планирования встреч и других «жестких» задач, а также может быть неприменим для людей, чей список дел значительно превышает девять пунктов.
Матрица Эйзенхауэра
Основывается на сортировке задач по двум основным критериям: важности и срочности. Они делятся на четыре категории. Квадрант A (важные и срочные, которые следует выполнить немедленно). Квадрант B (важные, но несрочные, на них надо сосредоточиться после выполнения задач из квадранта A). Квадрант C (срочные, но не важные, которые можно делегировать или быстро выполнить). Квадрант D (те задачи, которые лучше минимизировать, отложить на потом).
Метод АБВГД
Основан на систематизации задач в зависимости от их важности и последствий выполнения или невыполнения. Они делятся на пять групп:
А – задачи с серьезными последствиями для жизни.
Б – дела с менее важными итогами.
В – задачи без особых последствий.
Г – задачи, которые можно делегировать.
Д – бесполезные и вредные, которые следует исключить из списка дел.
Если задач в группах А и Б слишком много, они нумеруются по важности, начиная с А1. Дела из списков А, Б и В выполняются по порядку, начиная с критически значимых. Задачи из группы Г стараются делегировать сразу же, а из Д просто исключаются.
Этот метод помогает сосредоточиться на задачах, имеющих наибольшее значение для жизни.
Расписание
Это мощный метод, который предполагает составление списка дел и планирование каждой задачи на конкретное время. Оно позволяет четко структурировать день и контролировать каждую минуту. Человек всегда точно знает, что он должен делать в данный момент. Это помогает избежать сомнений, спешки и прокрастинации.
Читайте также
Как поднять самооценку и стать уверенной в себе женщиной
Подробнее
Однако у расписания есть свои недостатки. Оно может легко нарушиться из-за неожиданных событий или изменений в планах. Поэтому такой подход больше подходит для людей, ведущих размеренный образ жизни и имеющих стабильный рабочий режим.
Блочный план
Он предполагает составление расписания не по отдельным задачам, а по тематическим блокам. Каждый посвящен определенной области жизни или деятельности, такой как работа, отдых, спорт. Для любого блока составляется отдельный список задач. Этот метод подходит для создания стабильного расписания, которым человек пользуется каждый день. Однако для реализации такого плана необходима стабильность в жизни, так как непредвиденные события могут сорвать дела и нарушить режим дня.
Антирасписание
Этот метод является полной противоположностью традиционного расписания. Мы планируем время для отдыха и досуга, оставляя работу на «свободное от отдыха время».
Этот подход разработал американский психолог Нейл Фьоре для борьбы с прокрастинацией. Фьоре полагал, что человеку легче приступить к работе, если он знает, что после выполнения задачи его ждет гарантированный отдых.
Жестко-гибкое планирование
Этот метод предполагает создание двух отдельных списков задач:
«Жесткие» задачи – те, которые необходимо выполнить в строго определенное время. Например, посещение собрания в 9:00, встреча с клиентом в 12:00 или визит к врачу в 15:00. Эти задачи заносятся в календарь или планировщик.
«Гибкие» задачи – те, которые можно выполнить в любое время. Например, поход в магазин или проверка электронной почты.
Задачи из первого списка выполняются в отведенное для них время, а из второго – в свободные окна между «жесткими». Этот метод идеально подходит для людей с насыщенным графиком встреч и собраний, таких как бизнесмены, менеджеры и государственные служащие.
Метод Pomodoro
Предполагает выполнение задач с помощью таймера и выглядит следующим образом:
Выберите задачу из списка.
Установите таймер на 25 минут для работы.
Трудитесь над задачей, пока таймер не прозвенит.
Сделайте пятиминутный перерыв.
После четырех рабочих циклов – получасовой отдых.
Этот способ хорошо сочетается с другими техниками планирования, такими как метод 1-3-5 или матрица Эйзенхауэра.
Читайте также
Как возникает и проявляется потребность в контроле
Подробнее
Главное преимущество техники Pomodoro заключается в том, что она помогает преодолеть внутреннее сопротивление. Даже если нет желания выполнять задачу, можно уговорить себя поработать всего 25 минут. Однако метод Pomodoro больше подходит для индивидуального труда и неэффективен для задач, требующих контактов с другими, посещения общественных мест.
7 шагов, которые повысят вашу продуктивность даже зимой!
Часто задаваемые вопросы о правильном планировании
Как правильно планировать дела на день?
Важно учитывать индивидуальные циркадные ритмы, или хронотипы, которые влияют на нашу продуктивность в разное время суток. Хотя многие люди могут быть определены как «утренние жаворонки» или «вечерние совы», большинство относится к смешанному типу, который иногда называют «голубями». Эти люди не испытывают резких колебаний активности и способны работать достаточно эффективно как утром, так и вечером.
Вот как может выглядеть оптимальное расписание, учитывая различные хронотипы:
Дела, где важно произвести впечатление (встречи и презентации)
Дела, где важно произвести впечатление (встречи и презентации)
Креативные задачи, где важно произвести впечатление (встречи и презентации)
Утро до 11:00
Принятие стратегических решений
Аналитические задачи, принятие решений
—
Предвечернее время и ранний вечер
Креативные задачи, требующие инновации и творчества
Креативные задачи, требующие инновации и творчества
Аналитические задачи, принятие решений
Что значит правильное планирование?
Чтобы достичь эффективного тайм-менеджмента, необходимо знать, как правильно планировать день и выполнять задачи, которые приносят наибольшую ценность. Грамотное проектирование предполагает не только оптимальное распределение времени и ресурсов, но и умение выделять время на отдых, хобби и другие приятные занятия, значимые для благополучия и вдохновения. Важно осознавать, что эти моменты также необходимы для поддержания баланса и повышения общей продуктивности.
Как выбрать правильный метод планирования?
Следует учитывать множество факторов, таких как тип работы, индивидуальные особенности личности и условия труда. Оптимальный подход заключается не только в выборе подходящих методик, но и в их гибком адаптировании под конкретные обстоятельства.
Для эффективного управления временем и задачами часто полезно применять несколько методов сразу: один для установки приоритетов, другой для детализации расписания и третий для долгосрочного планирования.
Время – наш самый ценный ресурс, и умелое управление им помогает не только повысить производительность и успехи в работе, но и улучшить качество жизни в целом. Главное – понимать, как правильно планировать свою деятельность.
