Матрица задач Эйзенхауэра: особенности техники тайм-менеджмента

Общее описание матрицы задач Эйзенхауэра

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр был 34-м президентом США, занимая этот пост с 20 января 1953 года по 20 января 1961 года. Однако его наследие выходит за рамки президентства. До того, как стать руководителем государства, Эйзенхауэр служил генералом армии, возглавляя американские войска в Европе во время Второй мировой войны. Он сыграл ключевую роль в планировании и руководстве военными операциями в Северной Африке, Франции и Германии.

Эйзенхауэр был инициатором программ, которые привели к созданию системы федеральных дорог в США (Interstate Highway System), заложили основы интернета через проект DARPA, способствовали исследованию космоса с помощью NASA и развитию альтернативных источников энергии, включая использование атомной энергии в мирных целях.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр был известен своим невероятным уровнем производительности, который он поддерживал на протяжении многих лет. Существует мнение, что Эйзенхауэр разработал особую методику, позволяющую ему эффективно распределять и упорядочивать свои многочисленные ежедневные задачи.

Основная идея этой методики заключается в его известной фразе: «Срочные дела редко бывают важными, а важные дела — срочными». Проблема заключается не в нашей неспособности работать, а в неправильной постановке целей и выборе приоритетов. В тайм-менеджменте это называют проблемой целеполагания.

Матрица задач Эйзенхауэра — это простой инструмент, не требующий специальных знаний или умений для его использования. Для начала нужно составить список всех задач и ответить на два вопроса по каждой из них:

1. Эта задача важная?
2. Эта задача срочная?

Юрий Мурадян

Коуч MCC ICF, входит в ТОП-5 коучей России

4 способа понять своё призвание и начать зарабатывать на нём от 100 000 рублей

Каждый человек мечтает найти своё призвание в жизни. Не у каждого это сразу получается, но мы знаем, где искать! За 5 лет мы помогли более 27 000 ученикам найти дело своей жизни и научили зарабатывать на нем.

Мы подготовили подборку полезных документов и вебинар, которые помогут вам сделать первые шаги для поиска себя и увеличения своего заработка. И да, это бесплатно!

Бесплатный онлайн-курс «Профессия Коуч» от Академии 5 Prism

Узнаете, как применять коучинг в жизни и начать зарабатывать на нём

20 коучинговых вопросов, которые изменят вашу жизнь

Вопросы, которые помогут понять свои сильные стороны, потребности и цели

Достижение целей без эмоционального выгорания

Психологическая техника для поиска своего дела жизни от коучей MCC ICF

Коучинговая карта желаний

Упражнение, после которого вы поймете свои цели на пути к заработку

Скачать подборку бесплатно

PDF 2,5 mb

Уже скачали 1 327 человек

Реклама. АНО ДПО «Академия «Пять призм». erid: 2VtzqvKwuay

После этого необходимо взять лист бумаги и разделить его на четыре квадрата, в которые следует записать ответы на эти два вопроса. В результате вы получите схему, которая поможет вам определить, на что уходит больше всего времени и какие задачи остаются нерешенными.

Значение квадратов в матрице задач Эйзенхауэра

Квадраты матрицы задач Эйзенхауэра представляют собой не просто набор задач, а важные элементы, оказывающие значительное влияние на жизнь человека и требующие особого подхода к их выполнению. Давайте рассмотрим подробнее.

Сектор «Важно и срочно»

Этот квадрат часто называют «зоной кризисов» или «зоной авралов». Здесь находятся срочные и важные задачи матрицы Эйзенхауэра, от которых зависит наше благополучие, такие как важные встречи и проблемы, связанные с основными жизненными ценностями (здоровьем, семьей, безопасностью). Также сюда могут попасть задачи из других квадратов, если их выполнение было отложено. Например, если человек забыл оплатить хостинг, ему придется экстренно восстанавливать сайт.

Квадрат А имеет наивысший приоритет, но это не всегда хорошо. В этой зоне часто оказываются неприятные ситуации, такие как горящие дедлайны или срочные визиты к врачу. Конечно, сюда могут попасть и благоприятные возможности, которые нельзя упускать, но чаще здесь возникают именно проблемы.

Что с этим делать? Задачи из квадрата «Важно и срочно» нужно выполнять в первую очередь и как можно быстрее. Их нельзя откладывать или передавать другим — это слишком рискованно. В идеале, в этой зоне должны находиться только положительные возможности. Лучше всего стремиться к тому, чтобы этот квадрат оставался пустым, а важные задачи выполнялись в рамках следующего квадрата.

Сектор «Важно, но не срочно»

Этот квадрат часто называют стратегическим, так как он связан с постановкой и достижением целей. Здесь находятся задачи, относящиеся к саморазвитию и повседневной работе над значимыми проектами.

Квадрат B оказывает самое существенное влияние на нашу жизнь. Обычно именно благодаря систематической и регулярной работе в этом квадрате, а не срочным делам из квадрата А, мы достигаем своих целей.

Что делать? Задачи из квадрата «Важно, но не срочно» нужно планировать и включать в ежедневный распорядок. Их откладывание нежелательно, так как без этих задач жизнь рискует застрять на одном месте. Именно на выполнение этих задач должно уходить основное количество времени.

Читайте также

Привычки, изменяющие жизнь к лучшему

Подробнее

Сектор «Срочно, но не важно»

Этот квадрат часто называют зоной суеты, отвлекающих факторов и иллюзий. В него попадают срочные дела, которые не имеют прямого отношения к основным целям человека. К сожалению, срочные, но не важные — это самая распространенная группа задач в наших списках и матрице задач Эйзенхауэра.

Этот квадрат считается самым сложным и негативным. Задачи поглощают много времени, но не приносят значимых результатов. Можно тратить время на мытье посуды и замену перегоревших лампочек, но это не приведет к улучшению жизни.

Как действовать? Необходимо всеми возможными способами сокращать время, затрачиваемое на выполнение таких задач. Задачи из квадрата «Срочно, но не важно» стоит делегировать, автоматизировать, выполнять реже или в некоторых случаях вообще исключить из списка дел.

Сектор «Не важно и не срочно»

Этот квадрат часто называют мусорной корзиной. В нем оказываются малозначительные задачи, которые несрочные и не влияют на нашу жизнь. Обычно это различные спонтанные желания или дела, которые запланированы без особой цели.

Задачи в квадрате D просты и приятны, поэтому люди часто берутся за них во время «приступов прокрастинации».

Когда такие задачи доминируют в рабочем процессе, это может свидетельствовать о проблемах с самодисциплиной.

Что делать? Задачи из квадрата «Не важно и не срочно» выполняют только после завершения более значимых дел или вовсе игнорируют.

Методики использования матрицы задач Эйзенхауэра

Существует распространенное мнение, что задачи в матрице Эйзенхауэра нужно выполнять строго по определенному порядку. Однако на самом деле матрица служит не директивой, а, скорее, рекомендацией. Как следовать этим рекомендациям, решаем мы сами, ориентируясь на свои потребности. Рассмотрим четыре основных метода работы с уже заполненной матрицей.

• Распределение по срочности

Задачи выполняются в порядке их срочности (ACBD). Этот подход помогает избежать перегрузки и своевременно выполнять дела. Он особенно полезен, когда у нас слишком много задач, и мы чувствуем себя потерянными, не зная с чего начать. Однако минус заключается в том, что важные задачи из квадрата B часто остаются на потом, и на них может не хватить времени или сил.

• Распределение по важности  

Выполнение задач по степени их важности (ABCD). Такой подход часто рекомендуется в книгах по управлению временем, и это логично: вместо траты энергии на мелочи мы сразу сосредотачиваемся на важных делах. Однако минус этого метода в том, что задачи из квадрата C, такие как оплата счетов или поддержание порядка, могут быть проигнорированы. Если нет возможности передать эти задачи другим, могут возникнуть трудности.

Читайте также

Как перейти на новый уровень жизни с легкостью и без сопротивлений

Подробнее

• Фокус на целях 

Этот метод предполагает строгую организацию времени для задач из квадрата B, а остальные задачи выполняются в оставшееся время. Такой подход позволяет непрерывно двигаться к своим целям, не отвлекаясь на мелочи. Недостаток заключается в том, что план легко может сорваться из-за непредвиденных срочных задач из квадратов A и C.

• По ситуации  

Задачи выполняются в зависимости от текущих обстоятельств и контекста. Если ситуация требует срочного реагирования, приоритет отдается задачам по срочности. Если время позволяет, можно спокойно заняться делами из квадрата B. Этот метод хорош, если мы можем объективно оценивать ситуацию. Однако минус в том, что эмоции и когнитивные искажения приводят к тому, что важные задачи будут откладываться в пользу срочных или приятных, но не столь значимых дел.

Области применения матрицы задач Эйзенхауэра

Матрица задач Эйзенхауэра — это эффективный инструмент для управления временем, который помогает организовать задачи по важности и срочности.

Рассмотрим несколько способов ее применения:

Распределение приоритетов

Основная функция матрицы Эйзенхауэра — помощь в расставлении приоритетов задач. Она позволяет определить, какие задачи следует выполнять в первую очередь, а какие отложить. Обычно задачи делятся на четыре категории:

A — крайне важные и срочные задачи;

B — важные, но несрочные задачи, которым следует уделить максимальное время;

C — не столь важные задачи, для которых стоит выделить минимальное время;

D — задачи, которые можно отложить или игнорировать.

Отличие между квадратами B и C заключается в том, что задачи из квадрата B требуют больше времени, в то время как задачи из квадрата C — минимального времени.

Читайте также

Синдром самозванца: это не я, это случайность

Подробнее

Планирование задач

Матрица Эйзенхауэра служит продвинутым вариантом списка дел. Она позволяет наглядно разделить задачи по степени важности и срочности для любого периода планирования: дня, недели, месяца или года. Этот метод особенно полезен для организации крупных проектов, таких как ремонт или создание веб-сайта.

Делегирование

Матрица помогает определить, какие задачи можно передать другим. Для этого нужно распределить задачи по матрице Эйзенхауэра:

A — задачи, которые не следует делегировать;

B — задачи, которые можно делегировать выборочно;

C — задачи, которые следует делегировать;

D — задачи, которые можно делегировать или вовсе игнорировать.

В первую очередь делегируйте задачи из квадратов C и D, так как они отнимают много времени без значительного результата. Задачи из квадрата B следует делегировать с осторожностью, в то время как задачи из квадрата A лучше выполнять самостоятельно.

Оценка продуктивности

Матрица также полезна для анализа выполненных задач. Для этого составьте список завершенных дел за определенный период (например, неделю) и распределите их по матрице. Подсчитайте, сколько времени было потрачено на задачи из каждого квадрата. Это поможет выявить проблемы в управлении временем и найти пути для улучшения.

Есть четыре типа продуктивности, которые можно определить с помощью матрицы задач Эйзенхауэра:

• Авральная матрица 

Человек, попадающий в эту категорию, постоянно находится в режиме кризиса. Это может быть следствием системных ошибок в планировании, таких как завышенные ожидания от собственных возможностей, неверное распределение усилий или трудности с делегированием задач.

• Матрица стратега  

Этот тип предполагает хорошую организацию работы, где человек сосредоточен на долгосрочных целях. Однако у таких людей часто накапливаются задачи из категории «Срочно, но не важно», которые могут создавать дополнительные проблемы. Важно следить, чтобы этого не происходило.

• Матрица суеты 

Здесь наблюдается преобладание рутинных задач, не связанных с основными целями. Человек может выглядеть занятым, но в действительности его работа не ведет к значимым изменениям в жизни.

Читайте также

Как правильно планировать: 10 эффективных методов

Подробнее

• Матрица гедониста 

Человек с таким типом планирования склонен уделять внимание приятным, но несущественным задачам, что приводит к пренебрежению важными делами. Это указывает на проблемы с самодисциплиной.

Регулярный анализ продуктивности с интервалом 2–3 месяца поможет выявить слабые места и улучшить подход к выполнению задач.

Вопрос актуальности использования матрицы задач Эйзенхауэра

• Для кого подходит матрица задач Эйзенхауэра?

Эта техника особенно полезна для руководителей, предпринимателей, стартаперов, а также менеджеров проектов и продуктов. Она станет отличным инструментом для тех, кто сталкивается с большим объемом задач и не всегда знает, с чего начать. Благодаря своей простоте, матрица подходит также студентам, домохозяйкам, фрилансерам, родителям и удаленным сотрудникам, которым нужно эффективно планировать и распределять свои дела.

• Кому не подходит матрица задач Эйзенхауэра?

Если вы не испытываете трудностей с расставлением приоритетов и вам не требуется управлять большим количеством задач, а ваша цель — эффективно выполнять ежедневные дела и находить время для отдыха, возможно, стоит рассмотреть другие методы управления временем.

Плюсы и минусы матрицы задач Эйзенхауэра

Как и у любой другой методики управления временем, матрица Эйзенхауэра имеет свои плюсы и минусы.

Преимущества:

• Простота. Матрица легко заполняется, и ее использование не требует длительного изучения теории или сложных алгоритмов.
• Универсальность. Метод подходит для применения в разных сферах жизни, будь то работа, учеба или личные дела.
• Широкий диапазон планирования. Она помогает организовать задачи на различные временные горизонты — от одного дня до целого года.
• Скорость. Пользователи матрицы обычно могут распределять задачи по категориям за 2–3 минуты.

Читайте также

Как работать на самого себя: решиться и начать

Подробнее

Недостатки:

• Субъективность. Хотя матрица задач Эйзенхауэра помогает быстро расставлять приоритеты, она не всегда обеспечивает глубокую оценку целей. Это может привести к ошибочному распределению задач и ухудшению ситуации.
• Отсутствие учета других факторов. Не все задачи можно четко классифицировать как срочные, не срочные, важные или не важные. Порой стоит учитывать психологическое состояние исполнителя, потенциальную эффективность задач и другие обстоятельства.

Популярные программы для создания матрицы задач Эйзенхауэра

Самый простой способ создать матрицу задач Эйзенхауэра — взять лист бумаги и разделить его на четыре сектора. Необязательно подписывать квадраты, но если хотите, можно использовать готовый шаблон, который легко найти в интернете и распечатать. Этот вариант обычно удобнее и приятнее, чем самодельный.

Если вам не нравится писать от руки или вы предпочитаете цифровые инструменты, вот несколько вариантов:

• Excel. Вы можете создать матрицу Эйзенхауэра в Excel или других программах для работы с электронными таблицами.
• Evernote. В этом популярном сервисе для заметок уже есть шаблон матрицы, который можно настроить под свои нужды, создавая заметку для матрицы на день, неделю или месяц.
• Notion. Этот сервис позволяет составлять списки задач, создавать базы данных, использовать доски канбан и календари. Здесь тоже можно найти готовый шаблон для матрицы Эйзенхауэра, который используется индивидуально или в команде.
• Битрикс24. В этой системе управления бизнесом можно не только создавать матрицы Эйзенхауэра, но и отслеживать дедлайны, автоматизировать процессы и работать над созданием сайтов.

Часто задаваемые вопросы о матрице задач Эйзенхауэра

Когда впервые появилась матрица задач Эйзенхауэра?

Хотя существует мнение, что матрица была известна при жизни президента Эйзенхауэра, это скорее миф. На самом деле, она была впервые описана Лотаром Зайвертом в 1984 году. Однако ее популярность возросла только в конце 1980-х годов.

Какова основная цель матрицы Эйзенхауэра?

Основная цель матрицы — сосредоточиться на наиболее важных задачах и проектах, избегая ненужных дел. Она помогает расставить приоритеты и эффективно распределить время между различными задачами.

Читайте также

Как побороть прокрастинацию и перестать откладывать дела на потом

Подробнее

Какая основная трудность при использовании матрицы Эйзенхауэра?

Главная сложность заключается в правильной классификации задач по их срочности и важности. Неправильное распределение может затруднить достижение желаемых результатов.

Стоит ли создавать несколько матриц?

Рекомендуется создать несколько матриц, чтобы четко разграничить задачи по разным областям жизни, таким как работа, учеба и личные дела. Это поможет быстрее и эффективнее решать задачи, выделяя отдельное время для каждой области.

Применение принципов матрицы Эйзенхауэра помогает сосредоточиться на действительно важных задачах, отказаться от ненужных и правильно оценить срочные дела. Чем раньше человек освоит навыки планирования и расстановки приоритетов, тем более эффективно и спокойно он сможет организовать свою жизнь и работу.