Метод списка задач: системы, техники, результаты

Эффективность метода списка задач

У каждого человека свой способ планировать дела. Кто-то составляет примерный перечень, а кто-то выбирает жесткое планирование.

Метод списка задач представляет собой эффективный способ управления временем и ресурсами. Он основан на составлении перечня дел, которые нужно выполнить в течение выбранного промежутка времени (день, неделя, месяц). Благодаря данному подходу можно систематизировать основные задачи, выделить ключевые и контролировать результат.

Написание списка дел помогает эффективно организовать любую сферу деятельности. Многие люди составляют перечень продуктов, которые нужно купить, список дел на неделю и т. д.

Какие плюсы есть у метода списка задач? Человек может отслеживать свою деятельность в течение дня. Такой подход помогает успевать делать все вовремя, исходя из приоритетности, значимости и срочности дел.

Человек знает, что занимается запланированной деятельностью. Если выполнять все задачи не системно, а когда придется, то, скорее всего, вы будете вынуждены в определенный момент работать в авральном режиме. Метод списка задач позволяет оценивать приоритетность того или иного дела с учетом загруженности.

Помимо этого, список дел повышает личную эффективность и продуктивность. Человек успевает решать большее число задач за короткий промежуток времени. Также список дел снижает уровень стресса в жизни индивида благодаря тому, что он успевает все делать в срок. Если не планировать свою деятельность, то «тушения пожаров» и хронической усталости не избежать.

Человек учится расставлять приоритеты: определять ключевые и второстепенные задачи. Эффективное планирование позволяет работать целенаправленно и без дедлайнов.

Юрий Мурадян

Коуч MCC ICF, входит в ТОП-5 коучей России

4 способа понять своё призвание и начать зарабатывать на нём от 100 000 рублей

Каждый человек мечтает найти своё призвание в жизни. Не у каждого это сразу получается, но мы знаем, где искать! За 5 лет мы помогли более 27 000 ученикам найти дело своей жизни и научили зарабатывать на нем.

Мы подготовили подборку полезных документов и вебинар, которые помогут вам сделать первые шаги для поиска себя и увеличения своего заработка. И да, это бесплатно!

Бесплатный онлайн-курс «Профессия Коуч» от Академии 5 Prism

Узнаете, как применять коучинг в жизни и начать зарабатывать на нём

20 коучинговых вопросов, которые изменят вашу жизнь

Вопросы, которые помогут понять свои сильные стороны, потребности и цели

Достижение целей без эмоционального выгорания

Психологическая техника для поиска своего дела жизни от коучей MCC ICF

Коучинговая карта желаний

Упражнение, после которого вы поймете свои цели на пути к заработку

Скачать подборку бесплатно

PDF 2,5 mb

Уже скачали 1 327 человек

Реклама. АНО ДПО «Академия «Пять призм». erid: 2VtzqvKwuay

Метод списка задач является простым, но очень эффективным. Он выступает основой для:

• других способов планирования, так как все техники тайм-менеджмента являются трансформированным списком дел;
• различных инструментов тайм-менеджмента, что позволяет достичь наилучшего результата в любой деятельности.

Составление перечня задач не требует много времени, но является эффективным способом управления временем и ресурсами. Человек концентрируется на важной деятельности и всегда знает, чем заняться.

Основные шаги метода списка задач

Как планировать день? Проще всего составить перечень задач. Вспомните, что вам необходимо сделать, и запишите дела в бумажном или цифровом виде. Есть специальные онлайн-планировщики.

1. Составление перечня дел. Это задачи, которые нужно сделать: профессиональные и личные.
2. Классификация дел по критерию значимости. Распределите дела по приоритетности. Например, с помощью системы ABCDE: A — высокий приоритет, И — менее значимые, C — неважные, В — делегируемые, E — удаляемые.
3. Распределение задач по дням недели.  Подумайте, сколько времени нужно на решение каждой задачи. Составьте график.
4. Осуществление дел. Первым делом беритесь за самые приоритетные дела. Исключите отвлекающие факторы. Выполняйте одно дело за раз.
5. Отслеживание результатов и внесение правок. Анализируйте список дел и вносите правки, если они нужны. Берите в расчет непредвиденные обстоятельства и вероятность появления новых задач.
6. Подведение итогов. Обязательно оценивайте ваши результаты. Какие дела успешно выполнены? Что вы не сделали и почему?

Системы составления списков задач

Самые распространенные способы составления перечня дел:

• Перечень + дата и время + дедлайн. Этот способ дает возможность сфокусироваться на самых приоритетных задачах. Человек понимает, за какое время ему нужно выполнить дело.
• Основной перечень дел + список задач на день. Сначала нужно записать все задачи без классификации по значимости и дедлайнов. Далее выберите те, которые нужно сделать первым делом. Их нужно включить в список задач на день.
• Формула 3 + 2. Каждый день из основного перечня дел нужно выделять 3 задачи на день (на каждое 1–2 часа) и 2 маленькие задачи (до получаса). Эта формула прекрасно работает с таймером помодоро. Человек концентрируется на основных делах на день и выполняет все в срок. При этом отсутствует гибкий подход. Максимальное число задач в день ― 5.
• Многозадачная формула: 1 основная задача + 3 средних + 5 небольших. Это одна из самых эффективных систем.
• Доска kanban. Используются 3 колонки: сделать, в процессе, выполнено. Каждая задача фиксируется на стикере. Преимущество доски kanban ― визуализация. Стикеры перемещаются в соответствующую колонку после выполнения. Человек видит, на каком этапе находится конкретная задача. Потребуются только стикеры и доска.

Читайте также

Достижение личных целей: что делать, чтобы дойти до конца.

Подробнее

Выберите тот метод, который вас заинтересовал больше всего. Попробуйте управлять своим временем и ресурсами с его помощью в течение недели. Не забудьте подвести итог. Если результаты вас устроят, можно использовать данный метод списка задач. Если нет ― попробуйте следующий способ.

Основные техники метода списка задач

• Техника «Мозговой штурм»

Заключается в том, чтобы фиксировать все дела, которые приходят на ум. Не нужно расставлять их по значимости или дедлайну. Просто записывайте. Так вы сможете сгенерировать максимум полезной информации, а также неочевидные, но перспективные задачи.

• Техника «SMART»

Основана на том, что каждая задача должна соответствовать следующим критериям: Specific (четкая), Measurable (измеримая), Achievable (реальная), Relevant (необходимая) и Time-bound (имеет временные рамки). Например, вместо «сбросить лишний вес» зафиксируйте цель «похудеть на 10 кг за 4 месяца». Задачи, поставленные по технике «SMART», легче выполнять и отслеживать. Все дело в конкретных критериях.

• Техника 1–3–5

Метод списка задач состоит из определения 9 задач, из которых:

• 1 — основная задача. Ее необходимо сделать строго в назначенный день и нельзя переносить;
• 3 — значимость средняя. Задачи также являются важными, но не относятся к категории срочных. Их можно переносить на другое время;
• 5 — незначительные задачи. Они имеются в жизни каждого человека. Невыполнение таких задач не влечет за собой отрицательный результат и не сказывается на деятельности в целом.
• Матрица Эйзенхауэра

Это таблица из четырех квадрантов. Техника позволяет классифицировать все задачи на базе критерия значимости и срочности. Матрица Эйзенхауэра выглядит следующим образом:

На базе критериев срочность — значимость выполнение дел осуществляется в последовательности — A–> B–> C–> D

Матрица Эйзенхауэра показывает, какие задачи нужно выполнить первым делом. Это эффективная техника тайм-менеджмента, позволяющая планировать деятельность и концентрироваться на самом важном.

• Техника Айви Ли / Шваба

Это простой инструмент повышения производительности. Алгоритм:

1. Составление перечня задач, которые нужно выполнить.
2. Присваивание каждой задаче ранга: 1 ― самая важная, 2 ― менее важная и т. д.
3. Составление перечня задач согласно присвоенным рангам.
4. Этап реализации начинается с 1-го пункта. Когда выполняется одно дело, можно переходить к следующему.

Читайте также

Как правильно мечтать: принципы и методы

Подробнее

Если список дел небольшой, то можно сразу его составлять, исходя из важности каждого пункта. Тогда алгоритм еще проще:

1. Составление перечня задач от самой значимой к менее значимой.
2. Выполнение задач по перечню.

Советы по составлению списка задач

1. Группируйте задачи по содержанию и конечному результату. Так будет удобно отслеживать прогресс в достижении цели.
2. Каждую неделю анализируйте список дел: вносите правки, удаляйте неактуальные задачи, расставляйте приоритеты, пересматривайте сроки, если это необходимо.
3. Составляйте перечень дел, которые занимают менее 15 минут. Ставьте их в ежедневный календарь (примерно полчаса на выполнение).
4. Каждый месяц занимайтесь анализом актуальности, конкретности и релевантности целей. Вносите правки и вычеркивайте устаревшие.
5. Не перегружайте свой ежедневный график. Планируйте на день не более 7 дел. Воспринимайте метод списка задач как способ управления своей загрузкой с учетом ваших возможностей. Распределяйте дела в течение недели. Так вы сможете избежать стресса, выгорания, а также самокритики за то, что вы не успеваете.
6. Подстраивайте под себя техники и инструменты планирования. Так вы сможете разработать самую подходящую систему тайм-менеджмента. Ориентируйтесь на свои предпочтения и критерий удобства.
7. Сделайте планирование частью своей жизни. Последовательно составляйте списки дел на день, неделю и длительный срок. Так вы привыкнете планировать и контролировать результаты.
8. Фиксируйте дела в ежедневнике. Считается, что записывание от руки способствует лучшему запоминанию.
9. Отмечайте успешно выполненные задачи. Это стимулирует вас к эффективной деятельности. Перечень успешно выполненных дел положительно сказывается на личной продуктивности. Проверить это просто: отмечайте «сделано» в течение 14 дней и оцените результаты. Не забудьте похвалить себя за прекрасную работу.

Правила метода списка задач

Несмотря на очевидные плюсы грамотного планирования, есть ряд важных правил:

• Перечень должен включать только конкретные задачи. Если описывать их размытыми формулировками, то успех выполнения маловероятен.
• Разумное количество задач. Необходимо объективно оценивать свои силы, как и реальность выполнения дел. Иначе есть риск бросить метод списка задач, так и не реализовав его. Кроме того, постоянное недостижение целей может привести к самокритике и негативным установкам.
• Определенная доля гибкости в планировании. Всегда могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, проблемы со здоровьем, что-то может пойти не так, как предполагалось. Поэтому метод списка задач допускает адаптивный подход, основанный на конкретной ситуации.

Почему метод списка задач не работает

Предполагается, что к вечеру вы должны выполнить все дела, которые были запланированы на день. Однако так происходит не всегда.

8 основных причин, почему не работает метод списка задач:

• Вы составляете список, не ориентируясь на цель 

Ключевая цель — эффективное планирование времени и ресурсов. Грамотно составленный список поможет вам систематизировать все дела, а не держать их в голове. Человек может сконцентрироваться на самых важных задачах и не тратить время и силы на второстепенные.

• Вы не ставите дедлайны 

Если составлять перечень задач без указания сроков их выполнения, то это будет просто список хотелок. Поэтому важно указывать точное время на каждое дело. Дедлайны нужны для определения значимости задачи и понимания, как быстро ее нужно выполнить.

Если просто прописать дело, но не обозначить срок, то нет мотивации браться за него как можно скорее. Дедлайны помогают предотвратить прокрастинацию, оценить эффективность вашего тайм-менеджмента и определить самые приоритетные дела. Они важны для достижения ключевой цели.

• У вас длинные списки задач 

Большой перечень дел вызывает стресс, страх что-то упустить и не уложиться в сроки.

Если вы постоянно не выполняете дела из списка, то мозг привыкает к провалу и прокрастинации. Объективно оцените, сколько дел вы можете выполнить в поставленные сроки.

• Важные и второстепенные дела перемешаны друг с другом 

Если в списке отсутствует система, значимые и менее значимые дела перепутаны друг с другом, то вы будете теряться, постоянно переключать внимание с одного на другое. Это негативно сказывается на результатах работы.

Читайте также

Принципы коучинга: на чем основана эффективность практик

Подробнее

• Вы испытываете затруднения с расстановкой приоритетов 

Расскажем, как устроен наш мозг в вопросе принятия решений. Каждый день человек имеет определенный лимит мыслительного ресурса, рассчитанного на принятие решений. Утром это делать легче, в отличие от вечернего времени. Даже простое решение сложно принять, как и обозначить четкий дедлайн.

Длинные перечни задач приводят к тому, что необходимо постоянно расставлять приоритеты. Человек склонен выбирать занятие, которое ему дается легко, а не то, где нужно прикладывать много усилий. В результате человек утрачивает желание что-то решать и активно действовать.

• Вы не составляете краткую характеристику каждой задачи 

Метод списка задач работает иначе. Необходимо продумывать каждое дело. Без расстановки приоритетов, определения дедлайнов и необходимых ресурсов не получится составить эффективную систему тайм-менеджмента. Простой перечень всех дел, пришедших вам на ум, не стимулирует к действиям, а, наоборот, стопорит процесс.

• Вы ставите слишком глобальные задачи

Масштабные дела, не ограниченные длительными временными рамками на их выполнение, могут вызвать прокрастинацию. Человек воспринимает их как труднореализуемые и испытывает затруднения с оценкой промежуточных результатов. Поэтому масштабные дела нужно дробить на ряд мелких. Так проще оценивать положительную динамику.

• Ваши дела не привязаны к конкретной цели 

Каждая задача имеет определенную цель. Например, вы меняете рацион питания для того, чтобы сбросить лишний вес. Или осуществляете замену расходников в автомобиле с целью его исправной работы.

Цели стимулируют действовать. Человек меньше прокрастинирует, зная, зачем он что-то делает и какой результат его ждет. Важно помнить, что уверенность в конечном результате побуждает к действиям.

Часто задаваемые вопросы метода списка задач

В чем плюсы метода списка задач?

Ключевые преимущества:

• Помогает организовать профессиональную деятельность и личную жизнь.
• Позволяет достичь высоких результатов.
• Снижает уровень стресса от большого числа накопленных дел.
• Дает возможность контролировать выполнение задач.

Какие минусы у метода?

Основные недостатки:

• Возможна перегрузка и хронический стресс, если перечень задач слишком большой.
• Необходим контроль и последовательность действий.
• Нужно анализировать список на актуальность и вносить правки.

Снижает ли метод уровень стресса в жизни индивида?

Метод списка задач представляет собой способ планирования, позволяющий эффективно распределять свое время и ресурсы. Это во многом бессознательный процесс. За выполнение задач отвечает префронтальная часть головного мозга, которая контролирует широкий спектр когнитивных функций: память, концентрацию внимания, принятие решений, общий поведенческий контроль. Планирование позволяет человеку действовать систематически и организованно, а также снижает уровень стресса. Меньше вероятность что-то забыть.

Метод списка задач — отличный способ эффективно организовать свою деятельность и достичь наилучших результатов. Данный инструмент доступен каждому человеку. Главное — правильно использовать метод. Пробуйте разные инструменты. Так вы сможете выбрать наиболее подходящий именно вам.