Почему важно? В эпоху высоких технологий и постоянной занятости эффективное планирование времени становится ключевым навыком. Современные методы тайм-менеджмента улучшат производительность и снизят уровень стресса.
Как организовать? Чтобы день прошел продуктивно, важно наметить задачи, определить степень важности каждой, использовать полезные методы для мотивации и, конечно, не забывать об отдыхе.
Польза планирования времени
Для реализации значительных жизненных перемен и достижения целей необходимо тщательное планирование времени. С планом проще оценить свои ресурсы и принимать мудрые взвешенные решения. Это важно как для работы, так и для личной жизни: чтобы оставаться продуктивным и находить время для отдыха, умение планировать становится ключевым.
Если вы сомневаетесь в важности планирования времени или ищете способы правильного распределения задач, рекомендации из книги «От срочного к важному» могут вам помочь.
Бизнес-эксперт Джим Рон утверждал: «Не начинайте день, пока он не будет спланирован на бумаге». Мотивационный оратор Брайан Трейси добавил к этому: «Каждая минута, уделенная планированию, позволяет сэкономить 10 минут вашей практической работы».
Высказываниями этих знаменитых людей подтверждается ценность планирования и организации времени.
- У вас все учтено, и вы ничего не упускаете из виду. Планирование времени и задач, четкая структура действий позволяет освободить мозг от необходимости держать все в памяти.
- За более короткий промежуток времени вы успеваете намного больше. При наличии четкого плана на день вы грамотно распределяете время на осуществление поставленных задач.
- Вы действуете активно, а не реактивно. Если вы начинаете решать любой вопрос своевременно, то можете сосредоточиться, скомпоновать аналогичные задачи и выполнить их максимально быстро.
- Вы принимаете более эффективные решения. Благодаря планированию вы учитесь давать правильную оценку задачам и результатам их достижения.
- Вы оперативно восстанавливаетесь после перерывов. Так, если вас что-то отвлекло, когда вы занимались выполнением задания, вы всегда сможете легко сориентироваться, потому что точно знаете, на чем остановились.
Каждый человек мечтает найти своё призвание в жизни. Не у каждого это сразу получается, но мы знаем, где искать! За 5 лет мы помогли более 27 000 ученикам найти дело своей жизни и научили зарабатывать на нем.
Мы подготовили подборку полезных документов и вебинар, которые помогут вам сделать первые шаги для поиска себя и увеличения своего заработка. И да, это бесплатно!
Как видим, для качественного изменения личной или профессиональной жизни важно заниматься планированием. Для этого можно вести записи в ежедневнике или использовать специальное приложение для смартфонов.
С чего начать планирование времени
Прежде чем погружаться в планирование времени работы или личных задач, важно сначала понять несколько ключевых аспектов.
Прежде всего, стоит относиться к планированию не как к строгому регламенту, лишающему всяческих удовольствий и радости, а как к инструменту, который помогает упорядочить жизнь и победить хаос. Эффективное планирование времени — надежный помощник, который не будет вас осуждать за несвоевременное выполнение задач или их делегирование. Оно работает на вас.
Вторым важным моментом является необходимость включения в план ежедневных задач времени для отдыха и перерывов.
Планирование времени (тайм-менеджмент) необходимо не для того, чтобы сделать из вас робота, ориентированного только на персональную продуктивность. Его основная задача — научить вас успевать больше с учетом ваших индивидуальных потребностей и психологических особенностей.
Третье, что следует сделать, это определить основную цель. Для чего конкретно вам нужен план? Допустим, кому-то необходимо погасить финансовый долг, и для этого ему важно упорядочить свои средства и тщательно организовать рабочий день. Кто-то стремится уделить больше времени семье, увлечению или, например, спорту. Ясное представление о главной цели помогает сохранять мотивацию и сосредоточенность на конечном результате.
Советы по грамотному планированию времени
Есть несколько рекомендаций по правильному планированию времени.
Начните не с составления дневного плана задач, а с отчета
Совет, который дают все специалисты и издания по тайм-менеджменту, — создать план на грядущий день. Попробуйте другой подход: составьте отчет о том, чем вы занимались весь предыдущий день. Запишите все, на что у вас ушло больше 15 минут или существенно повлияло на ваш распорядок.
Допустим, вы «провисели» на телефоне не более двух минут, но это выбило вас из рабочего ритма на полчаса. Обязательно запишите это! Будьте честны и не упускайте деталей. Таким образом, если ваш завтрак сопровождался 30 минутами игры на смартфоне или просмотром ленты в VK, не обозначайте это просто как «завтрак», а так и напишите, что «зависали» в телефоне.
Записывайте свои действия в течение недели, и вы сможете понять, как распределяется ваше время, когда вы наиболее эффективны, а когда вам требуется перерыв.
Попробуйте разработать планы на день, неделю и месяц
В месячном плане фиксируйте более крупные задачи, такие как поход к окулисту, поездка с друзьями на природу, окончание ремонта в кухне и так далее.
Затем разбейте эти дела на четыре недели. Заблаговременно запишитесь к врачу, согласуйте с друзьями день для совместного отдыха, выделите наиболее удачные дни для окончания ремонта.
Теперь можно переходить к составлению распорядка дня. Не торопитесь, поскольку на первых этапах это может быть непростой задачей, особенно если раньше вы жили по настроению и обстоятельствам.
Однако не стоит очень сильно зацикливаться на составлении плана. Будьте готовы к тому, что его, возможно, нужно будет изменять и корректировать по мере необходимости, и это абсолютно нормально. Не забывайте, что план — не строгий свод правил, а ваш ассистент.
При планировании и распределении времени учитывайте малейшие детали, даже те дела, которые вам кажутся очевидными и не требующими особого внимания, например, сбор портфеля сына в школу, выгул собаки, стирка, покупка продуктов и тому подобное. К слову, для походов в магазин тоже нужен план, а именно список покупок. Это поможет вам избежать ненужных трат и лучше следить за своим бюджетом.
Подключите вспомогательные технологии для планирования и управления временем
Если вам нравится фиксировать дела вручную в тетради, пожалуйста. Но стоит также рассмотреть и другие методы. Главное, чтобы процесс разработки плана был простым и удобным.
В качестве альтернативы можно использовать заметки или календарь в смартфоне, Google Sheets или загрузить подходящее мобильное приложение.
В Google Play и App Store доступно множество органайзеров, которые помогают планировать задачи на различные сроки, устанавливать напоминания, отмечать приоритетные задания и добавлять привлекательные иконки. Множество планеров предлагают платные версии с дополнительными функциями, но для эффективного управления задачами вполне подойдет и бесплатный вариант.
Другой способ — повесить маркерную доску на холодильник или в другое видное место и фиксировать на ней ежедневные планы. Однако этот метод не позволит вам возвращаться к предыдущим записям, так что каждый раз вам придется начинать с нуля. Преимущество в том, что перечень на день будет всегда перед глазами.
Пробуйте различные подходы и выбирайте тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям.
Не старайтесь успеть абсолютно все
Подготовьтесь к моментам, когда ваши планы могут нарушиться или не оправдаться. Не терзайтесь чувством вины, будьте более адаптивны, выполняйте важные и трудные задачи в начале дня или недели, чтобы иметь время на случай возможных неожиданностей.
Отведите пару дней в неделю для того, чтобы жить без плана. Держитесь распорядка в будние дни, чтобы в выходные полностью отключиться от работы и забот.
Самые эффективные техники и методы планирования времени
Есть целый ряд методов, способствующих эффективной постановке целей, расставлению приоритетов и организации рабочего времени. Мы сосредоточимся на базовых и самых популярных.
- Метод Помодоро
Техника названа так в честь кухонного таймера, который имеет форму помидора. Его принцип в том, чтобы чередовать фазы сосредоточенной работы с краткими перерывами. Настройте таймер на 25 минут, чтобы полностью погрузиться в задачу, а затем выделите 5 минут на короткий отдых и расслабление. Повторите цикл 4 раза (это будет равняться двум часам) и возьмите 30 минут перерыва. Использование метода Помодоро позволяет снизить количество отвлечений и повысить вашу продуктивность.
- Правило Парето
Согласно этому методу лишь 20 % приложенных усилий обеспечивают 80 % итогового результата. Если ваша цель — делать меньше, но достигать большего, сосредоточьтесь на самых значимых задачах, то есть на 20 % от общего объема работы. В этом поможет правильная расстановка приоритетов. Оцените, что является для вас наиболее важным, какие задачи требуют немедленного внимания, а какие могут быть отложены или делегированы.
- Матрица Эйзенхауэра
Это инструмент, представляющий собой квадрат для распределения задач, помогающий расставить приоритеты. Используя эту матрицу, вы можете распределить задачи по 4 категориям в зависимости от их срочности и важности: важные и срочные, важные и несрочные, неважные и срочные, неважные и несрочные.
- Метод Брайана Трейси
Авторитетный специалист по личной эффективности представил свой метод, назвав его «поедание лягушек на завтрак». Под «лягушками» подразумеваются самые утомительные и неприятные дела, которые мы постоянно откладываем, и которые накапливаются, создавая психологическое напряжение. Выполнив такие дела с утра, вы избавитесь от необходимости постоянно думать о них и избежите лишнего стресса.
- Метод «Бифштекс из слона»
Чем больше задача, тем труднее начать ее выполнение. Масштаб задания может пугать, так как неясно, с чего начать и хватит ли сил довести все до конца. Если разбить крупную задачу на мелкие этапы, можно существенно ускорить процесс реализации. Метафора очевидна: готовить целого слона кажется непосильным, а если разделить его на бифштексы, задача станет выполнимой.
- Временные блоки
Часто бывает так, что даже при составлении плана на день мы не успеваем завершить все намеченные дела. Нередко не берем в расчет время, требуемое для завершения каждой задачи, что и становится причиной проблемы. Некоторые дела занимают всего 15 минут, а другие могут потребовать 3 часа или даже больше. Основная идея техники заключается в том, чтобы в списке дел указывать временные промежутки, в течение которых вы будете работать над конкретной задачей.
10 распространенных ошибок планирования времени
Кроме основных правил планирования времени есть еще и ошибки, которые мы часто допускаем при составлении плана.
- Неэффективная расстановка приоритетов
Мы склонны откладывать значимые и сложные задачи на потом, уделяя внимание менее важным делам. Такая практика может привести к недостижению ключевых целей и срыву дедлайнов. Для предотвращения этой проблемы важно четко определить приоритетные задачи и выделить на их реализацию нужное количество времени и внимания.
- Отсутствие сроков
Без конкретных сроков для выполнения задач они могут постоянно откладываться. Когда не определены четкие временные границы для выполнения работы, это способствует прокрастинации и утрате контроля над временем. Устанавливайте дедлайны для каждого дела и обязательно старайтесь их соблюдать.
- Неверная оценка времени, требуемого для выполнения дел
Часто мы ошибаемся в оценке времени, необходимого для задач, особенно если они кажутся легкими и несущественными. Это приводит к тому, что время тратится неэффективно, а продуктивность снижается. Чтобы предотвратить такую ошибку, следует реалистично определять время, необходимое для каждой задачи, и принимать в расчет возможные форс-мажоры.
- Неучет времени для перерывов
Мы часто забываем предусмотреть время для перерывов в нашем расписании. Продолжительная работа без отдыха может вызвать усталость и снизить продуктивность. Во избежание этой проблемы включите в регулярные перерывы для отдыха, чтобы поддерживать ясность ума и бодрость.
- Неясные формулировки и неопределенные описания задач
Неясное и недостаточно детализированное описание задач может вызвать путаницу и неправильную их реализацию. Если мы недостаточно четко формулируем задачи, мы теряем время, уточняя детали и исправляя ошибки. Для предотвращения таких ситуаций нужно точно и ясно описывать каждую задачу, обозначая цели и требования.
- Неправильный анализ и планирование времени, основывающиеся на внешних факторах
Если планировать время, опираясь на внешние обстоятельства, такие как ожидание ответов или доступность ресурсов, можно столкнуться с задержками и нарушением графика. Так как внешние факторы часто находятся вне нашего контроля, рациональнее составлять планы, опираясь на собственные ресурсы и возможности. Это позволит избежать/минимизировать зависимость от внешних условий.
- Ошибочная оценка времени, необходимого для выполнения одинаковых задач
Нередко мы ошибаемся в оценке времени, необходимого для выполнения задач схожего характера. Мы можем тратить на выполнение заданий больше или меньше времени, чем планировалось, из-за ошибки в оценке их сложности или объема работы. Для предотвращения подобных ошибок стоит фиксировать время, затраченное на выполнение каждого дела, и на основе этой информации делать более точные прогнозы в будущем.
- Незавершенные дела и неучтенное время, затрачиваемое на переключение между задачами
Такая ошибка часто приводит к прерыванию работы и снижению продуктивности. Необходимо завершать текущие задачи перед переходом к следующим и закладывать время на переключение между ними при составлении плана.
- Неважные или избыточные дела
Когда в план включаются неприоритетные или избыточные дела, это может отвлекать от выполнения ключевых задач и снижать концентрацию. Внимательно отбирайте задачи и фокусируйтесь на самых влиятельных и значимых.
- Отсутствие механизмов учета времени для оптимизации плана
Такой подход может вызвать утрату контроля над планом и затруднить внесение необходимых изменений. Для предотвращения этой проблемы рекомендуется пользоваться специальными приложениями и инструментами, помогающими вести учет времени и мониторинг прогресса реализации задач.
Часто задаваемые вопросы о планировании времени
Почему важно составлять планы?
Появление множества новых дел каждый день — обычное явление. Сложности появляются, когда мы пытаемся держать все эти задачи в уме. Прежде всего, мы бессознательно начинаем думать о новых задачах, отвлекаясь от выполнения текущих дел. Кроме того, мы воспринимаем такие задания как неисполненные обязательства, что приводит к тревоге и стрессу.
По этой причине современные методы планирования времени основываются на едином правиле: задачи нужно фиксировать не в уме, а на бумаге (любом другом внешнем носителе). Пространство для внесения новых задач (лист бумаги, диктофон, записная книжка и так далее) в тайм-менеджменте именуется инбоксом.
Как приоритизация задач влияет на организацию времени?
Принцип современного планирования времени заключается в том, чтобы фокусироваться на выполнении ключевых задач, а не стремиться сделать все дела. Если мы выбросим мусор, это не произведет кардинальных перемен, а вот запись в онлайн-школу английского может существенно улучшить качество нашей жизни.
Чтобы увеличить вероятность завершения ключевых задач, нужно назначить им наивысший приоритет, поместив их в самый верх списка и начав именно с их выполнения.
Какую литературу можно прочесть о грамотном планировании времени?
Наши рекомендации:
- Лора Вандеркам: «Книга о потерянном времени»;
- Фергус О’Коннел: «Делай меньше. Как избавиться от желания все успеть»;
- Дэвид Аллен: «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»;
- Брайан Трейси: «Тайм-менеджмент»;
- Тимоти Пичил: «Не откладывай на завтра. Краткий гид по борьбе с прокрастинацией».
Правильное применение методов планирования в сочетании с новейшими технологиями способно значительно улучшить управление временем в самых разных областях деятельности.