Как повысить продуктивность? Использовать эффективные техники и способы, в том числе тайм-менеджмента, благодаря которым вы будете меньше отвлекаться на ненужные задачи и выполнять нужные. Но для начала стоит разобраться, что такое продуктивность на самом деле.
Для чего? Это не про количество работы, а про качество. Можно работать круглые сутки, но не делать даже десятой части запланированного. Повышение продуктивности – получение результата с меньшими затратами.
Никто из нас не может продуктивно работать 24 часа в сутки 7 дней в неделю, но стремиться к повышению продуктивности все же нужно. Это позволит тратить меньше сил для выполнения задач, быстрее достигать цели и ощущать моральное удовлетворение.
Продуктивность показывает, сколько вы выполнили дел, изготовили продукции или обслужили клиентов за определенный отрезок времени. Например, за одну смену швея шьет три платья — это высокая продуктивность. При ее снижении швея будет шить только два платья в день. Это будет сказываться и на ее работе, и на общем состоянии.
Если человек работает менее продуктивно, он начинает ругать себя за это, прокрастинировать, в результате чего нарушается его эмоциональное равновесие. Улучшение продуктивности позволяет повысить эффективность работы, лучше себя чувствовать, изменить качество жизни.
Люди, знающие, как повысить продуктивность мозга, обладают следующими навыками:
в процессе работы они не отвлекаются на посторонние дела, соцсети и так далее;
грамотно распределяют задачи и время для их выполнения — они не берут в работу больше задач, чем могут сделать;
знают, когда делать перерывы, чтобы сохранять концентрацию;
умеют регулировать свое эмоциональное состояние;
применяют приемы тайм-менеджмента для повышения своей эффективности;
умеют грамотно распределять дела, чтобы в нужные сроки получить необходимый результат.
Читайте также
Как найти цель в жизни и достичь ее
Подробнее
Часто люди заблуждаются в отношении своей продуктивности. Они говорят: «Я постоянно работаю, значит, у меня высокая продуктивность». Люди думают, что если у них куча дел и к вечеру они не стоят на ногах, то они действуют правильно.
В результате наступает такой момент, когда работа делается только ради работы. Люди берутся за любые задачи, чтобы найти себе занятие, не обращая внимания на то, насколько реально нужна эта работа. Они несколько раз в день убираются дома, постоянно контролируют электронную почту, делают «важные звонки», которые на самом деле не нужны.
Такие люди и правда заняты, но такая работа не приводит к улучшению жизни, а похожа на бег белки в колесе.
В реальности работа — это расплата за тот итог, который нам нужен. То есть, нам не нужна задача «погладить одежду», нам нужна не мятая одежда. Нам не нужна задача «сходить в библиотеку», нам нужны книги.
Желание сделать как можно больше работы равнозначно желанию израсходовать как можно больше средств. При этом каждая задача имеет свою ценность. Например, если вы пропылесосите пол или удалите спам из электронной почты, это ни на чем не отразится. А если же вы получите полезные знания и навыки или завершите важный проект, то это заметно повлияет на качество вашей жизни.
То есть, для повышения продуктивности нужно концентрироваться не на работе в целом, а на тех задачах, которые приносят наиболее ощутимый результат.
Как повысить продуктивность
Рекомендации, как повысить продуктивность в учебе или работе.
Поставьте для себя цели
дайте ответ на вопрос: «Чего я хочу добиться и какое значение это имеет для меня?» Продуктивные люди имеют четко обозначенные цели, что позволяет им концентрироваться на важных вещах и иметь сильную мотивацию;
сопоставляйте свои цели и результаты работы только со своими, поскольку сравнение с другими приводит к снижению мотивации и самооценки, что оказывает отрицательное влияние на продуктивность;
не пытайтесь достичь идеала и позволяйте себе совершать ошибки. Перфекционисты мыслят категориями «все или ничего», каждый промах считают критичным, а все успехи обесценивают. Такая позиция не дает ощущения результативности и эффективности.
Грамотно распределяйте ресурсы и время для выполнения задач
сосредотачивайтесь на одной цели, иначе будет как в поговорке про зайцев: погонитесь за двумя, не поймаете ни одного. Также случается с многозадачностью в учебе или профессиональной деятельности, когда наше внимание одновременно разделяется на множество дел сразу;
применяйте методики планирования, расставляйте приоритеты. Это может быть матрица Эйзенхауэра, энергетический метод, способ 1–3–5, способ Айви Ли;
разбивайте масштабные задачи на более мелкие, чтобы избежать прокрастинации.
Повышайте концентрацию
пользуйтесь «методом помидора», то есть активно работайте на протяжении определенного отрезка времени, делая небольшие перерывы;
пользуйтесь приложениями, блокирующими или ограничивающими работу соцсетей;
старайтесь контролировать свои чувства и мысли, поскольку отрицательные эмоции и мысли мешают сосредоточиться. Практикуйте медитацию и расслабляющие техники.
5 работающих способов повысить продуктивность
Часто люди пытаются сделать сразу все, не отдыхают, постоянно работают, чтобы добиться поставленных целей. Но это эффективно только на короткое время — с утра встали, день потрудились без остановки, все сделали. Но ежедневно так работать не получится, потому что через 2 – 3 дня ничего не захочется делать вообще. Соблюдайте 5 правил, как повысить продуктивность без ущерба для себя.
Сосредоточьтесь на одном деле
Продуктивность падает при многозадачности, поскольку внимание рассеивается по разным направлениям. Человеческий мозг не может эффективно работать сразу над несколькими задачами. В своей книге о многозадачности и стремлении успеть все Дэйв Креншоу пишет, что мозг очень напоминает компьютер и даже если у вас активировано несколько окон, то думать вы можете в данный момент лишь об одном.
Поэтому не стоит пытаться сразу писать отчет и отвечать на вопросы клиента, такая работа будет неэффективной. Лучше выполнять все задачи по порядку и постепенно решать все дела.
Многих волнует, как повысить продуктивность на работе. Часто наше внимание отвлекается на мессенджеры и социальные сети. Вместо того чтобы выполнять свою работу, мы смотрим новости, переписываемся с друзьями, читаем статьи. Для того чтобы отсечь лишний информационный поток и заниматься выполнением рабочих задач, можно завести корпоративный мессенджер.
В нем не будет отвлекающих факторов, и вы сможете сосредоточиться на своей цели, все успеете, сохраните высокую продуктивность и будете работать эффективно.
Читайте также
Как исполнить свое желание: правила и секреты
Подробнее
Грамотно распределяйте нагрузку, учитывая биоритмы и приоритет задач
У каждого человека могут быть индивидуальные периоды активности: для кого-то легче решать сложные вопросы с утра, а у кого-то продуктивность повышается в вечернее время. Отследите в течение хотя бы семи дней свое состояние, чтобы определить, в какое время суток вы наиболее активны.
Самые сложные задачи нужно решать в период наивысшей активности, тогда при наступлении спада продуктивности вы сможете без напряжения решить более простые вопросы. Также хороший результат дает деление задач по матрице Эйзенхауэра на срочные и несрочные с целью распределения их в течение дня в зависимости от активности.
Матрица является одним из методов тайм-менеджмента. Благодаря ей вы будете в первую очередь делать самые важные дела. Для распределения нужно написать список дел на день, затем разделить задачи по 4 столбцам, после чего, учитывая биоритмы, решить, когда их лучше выполнить.
Например, вы наиболее активны с 10:00 до 13:00. Тогда в вашем случае нагрузку можно распределить так:
10:00 – 13:00 — самые важные и срочные дела;
13:00 – 16:00 — важные, но не слишком срочные дела;
16:00 – 18:00 — несрочные дела.
Выполнение ежедневных рутинных дел можно поручить другому человеку, либо выполнять их, когда продуктивность самая низкая. В нашем примере это период с 16:00 до 18:00.
Выберите подходящую технику тайм-менеджмента
Вам нужно подобрать технику, которая будет способствовать повышению работоспособности. Способов очень много:
Система «90/30».
90 минут своего времени вы работаете, не отвлекаясь на другие дела, затем 30 минут отдыхаете. Во время отдыха можно прогуляться или сделать что-то другое. Такие циклы повторяются, причем в самом первом вам нужно выполнить наиболее важную задачу, а в последующих заниматься более простыми делами.
«Метод помидора».
По этому методу после каждых 25 минут работы нужно делать пятиминутные перерывы. Через 4 цикла должен быть перерыв от 15 до 30 минут. Потом все нужно повторить сначала и через 4 раза сделать еще один большой перерыв. Продолжительность циклов вы можете регулировать под себя. Чем меньше времени вам требуется для выполнения дела, тем короче может быть рабочий отрезок. Например, перед вами стоят мелкие задачи, которые занимают не больше 10 минут. Тогда вы можете работать так: 10 минут делаете дела, 2 минуты отдыхаете.
Метод «Автофокус».
Его разработал Марк Форстер (автор книги «Сделай это завтра»). Он рекомендует составить список из всех задач, расположив их в любом порядке. После этого интуитивно отобрать первоочередные дела, а затем те, которые вы будете делать во вторую и третью очередь. Форстер советует начинать работать только тогда, когда есть желание, чтобы избежать стресса от того, что приходится делать что-то через силу. Такой метод подойдет для творческих людей.
Читайте также
Как избавиться от неудач по жизни
Подробнее
Устанавливайте дедлайны (конкретные сроки выполнения работы).
Четко определенные временные границы помогают работать более быстро и справиться с прокрастинацией. Ученые Массачусетского технологического института определили, что ускорить решение задач помогают даже дедлайны, которые вы устанавливаете сами себе. Однако сроки, поставленные руководителем или организаторами конкурса, работают более эффективно. В личных делах роль внешнего куратора может исполнять родственник или друг.
Следуйте совету бизнес-тренера Брайана Трейси.
Он предлагает каждое утро съедать «лягушку», то есть в первую очередь делать самую неприятную и трудную задачу. Утром мозг еще не перегружен информацией, поэтому работать будет легче. После выполнения сложного дела все остальные будут казаться простыми и на их выполнение хватит сил.
Делите большие задачи.
Такая техника называется «поедание слона по кусочкам». Крупные задачи могут пугать своими размерами и чтобы начать их выполнять, нужно декомпозировать их, то есть разделить на небольшие шаги. Например, пугает и очень большую ответственность накладывает фраза «запустить новый проект».
Но когда вы выделите отдельные этапы, все будет выглядеть намного проще: начать изучение аудитории – обсудить с руководством пункты анализа – оценить полученные результаты – создать макет по итогам исследования. Так задача приобретает более ясные и конкретные черты и не выглядит невыполнимой.
Делите цели на задачи.
Чтобы не переносить дела на другой день, определите для себя, для чего вам нужно выполнить конкретную задачу. Когда вы не видите, в чем польза от работы, вы начинаете переживать, терять мотивацию, ошибаетесь.
Чтобы этого не было, каждый вечер рядом с завтрашними делами пишите цель, то есть то, что вам даст выполнение работы. Когда есть цель, то человек хочет действовать, он чувствует свою значимость и понимает, для чего он трудится. Это способствует повышению работоспособности.
Работайте с эмоциями.
Иногда отсутствие желания работать, несоблюдение сроков, прокрастинация вызваны не падением продуктивности, а стрессом. Например, если начальник сильно раскритиковал предыдущий отчет, то со сдачей текущего менеджер может долго тянуть. Он боится делать отчет, потому что помнит прошлую неудачу, начинает думать, что он некомпетентен.
Как повысить продуктивность и мотивацию в этом случае? Нужно научиться контролировать такие эмоции. Это имеет большое значение, поскольку негатив мешает нам работать и не позволяет адекватно оценить свои возможности. Чтобы этого избежать, применяйте письменные практики — привычки, помогающие победить переживания.
Например, начните вести дневник. Это повышает эмоциональную устойчивость человека: когда мы пишем на бумаге все свои волнения и страхи, касающиеся задач, то приступить к их выполнению становится легче. Когда эмоции под контролем, то работать легче.
Часто задаваемые вопросы о повышении продуктивности
Чем отличается эффективность от продуктивности?
Продуктивность показывает, сколько запланированных задач мы выполнили за конкретное время, а эффективность говорит о том, насколько успешно это было сделано.
Какое влияние на продуктивность оказывает многозадачность?
Ученые установили, что многозадачность может привести к тому, что внимание человека рассеивается на ненужную конкурирующую информацию. Это приведет к снижению производительности и ошибкам. Человек может думать, что он хорошо справляется с нагрузками, однако в реальности продуктивность падает при переключении между разными задачами, и даже может наступить выгорание.
Как продуктивность зависит от продолжительности работы?
Продуктивность не слишком сильно зависит от продолжительности рабочего дня. Важное значение в том, как повысить продуктивность сотрудников, играет организация рабочего времени. Так работники, которые периодически устраивают маленькие перерывы, показывают более высокую продуктивность, чем те, кто долго работает без перерывов.
Если вы много работаете, стараетесь, но все равно не можете справиться со многими задачами, подумайте, как повысить продуктивность своего труда. Так вы лучше будете выполнять дела, больше успевать дома и на работе и иметь достаточно энергии для достижения целей.
